Plan van aanpak evaluatieteam
1. Doel
Het evalueren van het huidige beleid(splan) 2006-2009 conform de door de kerkenraad vastgestelde procedure. ( Bijlage 05.06 Beleidsplan )
2. Opdracht
Het evaluatieteam heeft tot taak het conform procedure uitvoeren van de evaluatie en het uitbrengen van een eindrapportage met advies aan het moderamen.
Vooraf zal het evaluatieteam een plan van aanpak met tijdpad opstellen. Dit plan behoeft instemming van het moderamen.
3. Team samenstelling en werkwijze
De samenstelling van het evaluatieteam is als volgt:
- Krm. Boscher
- Dia. Dalvoorde.
- Oud. Heukels
- Oud. Nijland
- Oud. Reuvers
Voor een efficiënte en effectieve aanpak van de opgedragen taak zal het team een onderlinge taakverdeling en werkwijze vaststellen.
4. Werkwijze evalueren (zie procedure)
De aanpak / werkwijze kent de volgende onderdelen / stappen:
- Inventariseren
- Interpreteren
- Presenteren / toelichten ( voorlopig ) resultaat.
- Opstellen eindrapport en advies.
De aanpak / werkwijze per onderdeel zal hierna verder worden uitgewerkt / toegelicht.
4.1 Inventariseren
Het vanuit heel de gemeente verzamelen van:
- fundamenteel andere en/of nieuwe inzichten omtrent onderdelen van het bestaande beleid.
- zienswijzen omtrent het functioneren van het huidige beleidsplan en/of mogelijk gewenste aanpassing op onderdelen.
Werkwijze
Het evaluatieteam nodigt schriftelijk de hierna vermelde gemeenteleden en organisatieonderdelen uit om hun zienswijze schriftelijk aan het team kenbaar te maken.
- alle gemeenteleden vanaf 18 jaar. De uitnodiging kan als bijlage bij het kerkblad verstrekt worden en/of bij de kerkingangen worden afgehaald.
- alle colleges ( ouderlingen / diakenen / kerkrentmeesters / moderamen ) en beide taakgroepen.
De zienswijze van de taakgroepen geldt voor het gehele taakveld behorend tot de betreffende taakgroep.
Alle ingekomen zienswijzen moeten voorzien zijn van naam, adres en geb.datum van de indiener. Anonieme zienswijzen worden als niet ontvangen beschouwd en dus niet behandeld.
Het evaluatieteam verzamelt, registreert en maakt een overzichtelijke schikking van alle ingekomen zienswijzen.
4.2 Interpreteren
Het evaluatieteam zal alle ingekomen inzichten beoordelen op samenhang, betekenis, belang en voorzien van een waarde voor het beleid. Op basis van deze interpretatie zal het team tot een voorlopig resultaat van de inventarisatie moeten komen.
4.3 Presenteren / toelichten (voorlopig) resultaat
De gang van zaken en het voorlopig resultaat van de evaluatie zal, met instemming van het moderamen, door het evaluatieteam worden gepresenteerd en toegelicht aan:
- alle colleges en taakgroepen ( kerkenraad + ) en
- de gemeente. Hiervoor zal een gemeenteavond worden georganiseerd.
Mogelijke opmerkingen / kanttekeningen bij de toelichting worden door het team het team genoteerd voor nadere beoordeling.
5. Eindrapport en advies
Het evaluatieteam zal uiteindelijk een eindrapportage opstellen van de evaluatie en dit met een advies aan het moderamen verstrekken.
6. Archivering stukken
Het evaluatieteam zal alle stukken centraal archiveren en vertrouwelijk behandelen.
Na het verstrekken van de eindrapportage aan het moderamen zullen alle stukken nog 6 maanden door het team worden bewaard. Daarna worden alle stukken definitief vernietigd door het team.
7. Tijdpad
- 10 juni
- Instemming plan van aanpak door moderamen
- Juni
- Schriftelijke uitnodiging deelname evaluatie ( zie onder 4.1 )
- September
- Verzamelen alle zienswijzen en voorbereden voor interpretatie
- Beoordeling zienswijzen
- Oktober
- Opstellen voorlopige rapportage / resultaat evaluatie
- Presenteren / toelichten voorlopig resultaat:
- alle colleges en taakgroepen ( kerkenraad + )
- gemeenteavond
- November
- Verwerken alle eventuele aanvullende inzichten
- Opstellen eindrapport en advies
- December
- Opstellen eindrapport en advies
- Januari
- Eindrapport met advies gereed
- Februari
- Eindrapport met advies naar moderamen
| < Vorige | Volgende > |
|---|
